Retrouvez vos brouillons, suivez l’avancement de chaque destinataire et récupérez les documents signés dans Givver.
Le tableau de bord Signatures rassemble toutes vos demandes et les actions à effectuer.
🛠️ Ouvrir Signatures
Accédez à "Documents"
Ouvrez "Signatures"
Utilisez la barre de recherche pour retrouver une demande par nom de document.
🔎 Filtrer et rechercher une demande
Utilisez les filtres en haut du tableau de bord :
"Toutes" : toutes les demandes de signature auxquelles vous avez accès, y compris les brouillons
"Action requise" : les demandes qui nécessitent une action de votre part
"Brouillons" : les demandes qui n’ont pas encore été envoyées
"En attente" : les demandes envoyées qui attendent une action des destinataires
"Terminées" : les demandes finalisées par tous les destinataires
"Expirées/annulées" : les demandes qui ne peuvent plus être signées
Les cartes récapitulatives indiquent le nombre de demandes en attente d’autres personnes, nécessitant votre intervention, terminées ou enregistrées comme brouillons.
🏷️ Comprendre les statuts
Statut | Signification |
"Brouillon" | La demande a été créée mais n'a pas encore été envoyée. |
"Envoyée" | La demande a été envoyée et attend une action des destinataires. |
"En cours" | Au moins un destinataire a commencé ou terminé sa partie. |
"Terminée" | Tous les destinataires obligatoires ont terminé. |
"Refusée" | Un destinataire a refusé de signer. |
"Expirée" | La période de signature a pris fin avant la finalisation. |
"Annulée" | L’expéditeur a annulé la demande. |
💾 Reprendre un brouillon
Ouvrez "Brouillons"
Sélectionnez la demande que vous souhaitez poursuivre
Givver vous ramène à la dernière étape enregistrée
Vérifiez le document, les destinataires, les champs et le profil de classement avant l’envoi
Un brouillon enregistré dans Givver apparaît dans "Toutes" et dans "Brouillons".
Si Givver détecte des modifications non enregistrées sur votre appareil, choisissez "Reprendre le brouillon" pour continuer ou "Supprimer" pour recommencer.
👥 Suivre l’avancement des destinataires
Ouvrez une demande pour consulter la section "Progression de la signature" et voir combien de destinataires ont signé.
Chaque destinataire peut avoir l’un des statuts suivants :
"En attente" : l’e-mail n’a pas encore été envoyé ou le destinataire attend son tour
"Envoyé" : l’invitation a été envoyée
"Consulté" : le destinataire a ouvert le document
"Signé" : le destinataire a envoyé sa signature
"Refusé" : le destinataire a refusé de signer
La section "Activité" enregistre les événements importants, notamment l’envoi de l’e-mail, la consultation du document, les signatures, les rappels, la finalisation et l’annulation.
⏰ Gérer une demande en attente
Les actions disponibles dépendent du statut de la demande et de vos autorisations :
"Envoyer un rappel" : envoyer un nouveau rappel à un destinataire éligible
"Prolonger l'expiration" : choisir une nouvelle date d’expiration
"Modifier et renvoyer" : corriger le nom ou l’adresse e-mail d’un destinataire et envoyer un nouveau lien de signature
"Annuler" : annuler la demande et désactiver ses liens de signature
"Annuler et recréer" : annuler la demande actuelle et créer un nouveau brouillon à partir de celle-ci
Un délai peut s’appliquer avant l’envoi d’un nouveau rappel. Si vous modifiez et renvoyez la demande, l’ancien lien de signature cesse de fonctionner.
Lisez attentivement le message de confirmation avant d'annuler ou de remplacer un lien de signature.
✅ Ouvrir un document finalisé
Ouvrez "Terminées"
Sélectionnez la demande
Vérifiez chaque page dans "Document signé"
Cliquez sur "Télécharger" pour enregistrer le PDF final
L’aperçu et le téléchargement présentent le même PDF final, avec tous les champs remplis et toutes les signatures. Le fichier importé au départ est identifié séparément comme "Document original non signé".
📁 Vérifier le classement dans le profil d’un collaborateur
Si l’option "Classer après signature" était activée, la demande affiche l’un des résultats suivants :
"Classement non demandé" : le classement automatique n’était pas activé avant l’envoi
"Classement en cours" : Givver ajoute le PDF signé au dossier du collaborateur
"Classé dans le dossier de l’employé" : le classement a réussi
"Échec du classement" : le PDF signé n’a pas pu être classé automatiquement
Lorsque le classement réussit, la section "Classé vers" indique le collaborateur sélectionné. Vous pouvez également ouvrir son profil et accéder à "Mes Documents".
Si le classement échoue et que l’option "Réessayer" est disponible, cliquez dessus. Vous pouvez toujours télécharger le PDF final et l’importer manuellement si nécessaire.
🧠 À garder en tête
Un brouillon enregistré doit apparaître dans "Toutes" et dans "Brouillons"
L’historique des activités vous aide à comprendre ce qui s’est déjà passé
L’action "Modifier et renvoyer" désactive l’ancien lien de signature
L’action "Annuler" est définitive
Un document classé doit également apparaître dans la section "Mes Documents" du collaborateur sélectionné