Importez un document, ajoutez les personnes qui doivent le signer et suivez chaque étape dans Givver.
Vous pouvez importer un PDF finalisé ou partir d’un modèle d’entreprise. Givver vous guide ensuite pour ajouter les destinataires, placer les champs et envoyer le document pour signature.
🧰 Avant de commencer
Vérifiez les points suivants :
Vous avez accès à "Documents" et "Signatures"
Votre document est un PDF de 50 Mo maximum, ou votre entreprise dispose d’un modèle publié
Les collaborateurs internes ont bien une adresse e-mail enregistrée dans Givver
Vous savez qui doit signer, approuver ou recevoir une copie
🛠️ Créer une demande
Accédez à "Documents"
Ouvrez "Signatures"
Cliquez sur "Nouvelle demande"
La demande comporte quatre étapes : "Document", "Destinataires", "Placer les champs" et "Vérifier et envoyer".
📄 Préparer le document
Dans "Choisissez comment préparer le document", sélectionnez l’une des options suivantes :
"Importer un PDF complété" si le document contient déjà les informations nécessaires sur le collaborateur et l’entreprise
"Utiliser un modèle d’entreprise" si vous souhaitez que Givver prépare le document à partir d’un modèle publié
Importer un PDF complété
Cliquez sur "Importer un PDF complété"
Cliquez sur la zone d’importation ou glissez-déposez votre PDF
Vérifiez le "Nom du document" et modifiez-le si nécessaire
Ajoutez un "Message aux destinataires (facultatif)"
Définissez l’"Expiration (jours)"
Choisissez si vous souhaitez utiliser la "Signature séquentielle"
Consultez chaque page dans l’"Aperçu du document"
Cliquez sur "Continuer"
La durée de validité par défaut est de 14 jours. Vous pouvez saisir un nombre entier compris entre 1 et 365.
Votre message apparaîtra dans l’e-mail de demande et sur la page de signature.
Utilisez les boutons de navigation ou faites défiler l'aperçu pour vérifier l’ensemble du document. Vous pouvez également effectuer un zoom avant ou arrière, ou cliquer sur "Ajuster à la largeur".
Utiliser un modèle d’entreprise
Cliquez sur "Utiliser un modèle d’entreprise"
Sélectionnez un modèle publié
Sélectionnez le collaborateur dont les informations doivent être utilisées
Cliquez sur "Générer le document"
Vérifiez le document généré
Cliquez sur "Continuer"
Le collaborateur sélectionné détermine les informations de profil utilisées par Givver pour préparer le document.
👥 Ajouter des destinataires
Vous pouvez ajouter des personnes internes ou externes à votre entreprise.
Cliquez sur "Ajouter un collaborateur interne" pour sélectionner une personne déjà enregistrée dans Givver
Cliquez sur "Ajouter un destinataire externe" pour saisir le nom et l’adresse e-mail d’une personne extérieure à votre compte Givver
Choisissez un rôle pour chaque destinataire
Ajoutez toutes les autres personnes à inclure
Les rôles disponibles sont les suivants :
"Signataire" : doit signer le document
"Co-signataire" : signe après le signataire principal lorsque la signature séquentielle est activée
"Approbateur" : approuve le document sans le signer en tant que partie
"Copie" : reçoit une copie sans signer
Si vous êtes la seule personne à devoir signer, sélectionnez "Je suis le seul signataire".
Définir l’ordre de signature
Avec la "Signature séquentielle", les destinataires interviennent l’un après l’autre, dans l’ordre choisi.
Activez la "Signature séquentielle"
Faites glisser les destinataires dans l’ordre souhaité
Vérifiez l’"Ordre de signature"
Si la signature séquentielle est désactivée, tous les destinataires reçoivent la demande en même temps et peuvent intervenir en parallèle.
Lorsque les destinataires sont corrects, cliquez sur "Continuer".
✍️ Placer les champs
Ajoutez les champs que chaque destinataire doit remplir.
Choisissez une personne dans "Destinataire actif"
Sélectionnez un champ dans "Type de champ"
Cliquez sur le document à l’endroit où vous souhaitez placer le champ
Faites glisser le champ pour le déplacer ou le redimensionner si nécessaire
Utilisez les "Propriétés du champ" pour modifier son nom, son destinataire ou son caractère obligatoire
Répétez ces étapes pour chaque destinataire
Les champs peuvent inclure une signature, des initiales, du texte, des cases à cocher, des boutons radio, des listes déroulantes, ainsi que l’adresse e-mail, le téléphone, le nom, l’entreprise, le poste ou un nombre.
Utilisez les miniatures pour passer d’une page à l’autre. La section "Préparation" indique les éléments manquants.
Chaque signataire, co-signataire et approbateur doit disposer d’au moins un champ obligatoire. Toute personne qui doit signer a également besoin d’un champ de signature.
Lorsque le statut indique "Prêt", cliquez sur "Continuer".
👀 Vérifier l’expérience de signature
Avant l’envoi, vous pouvez voir comment le document apparaîtra pour chaque destinataire.
Cliquez sur "Aperçu de l'expérience de signature"
Utilisez "Aperçu en tant que" pour sélectionner un destinataire
Vérifiez ses champs et ses pages
Cliquez sur "Retour à la modification" lorsque vous avez terminé
L’aperçu est en lecture seule : aucune information ne peut être saisie ou enregistrée.
📨 Vérifier et envoyer
Vérifiez le document, les destinataires, l’ordre de signature, le message et les champs.
Dans "Paramètres d’envoi", vérifiez :
L’"Objet de l’e-mail"
La "Langue d’envoi"
Les "Rappels automatiques"
Le calendrier des rappels est indiqué sur la page.
Ajouter un code d’accès
Vous pouvez protéger la page de signature d’un destinataire avec un code d’accès composé de 4 à 12 chiffres.
Ce code n’est jamais inclus dans l’e-mail. Après l’envoi, Givver l’affiche une dernière fois afin que vous puissiez le communiquer au destinataire par un autre moyen, par exemple par téléphone ou message privé.
Classer le PDF signé dans le profil d’un collaborateur
Utilisez "Classer après signature" si vous souhaitez ajouter le PDF signé au dossier d’un collaborateur.
Activez "Classer après signature"
Cliquez sur "Choisir le dossier de la personne"
Sélectionnez le collaborateur auquel le document doit être rattaché
Vérifiez le collaborateur sélectionné avant l’envoi
Le classement ne peut pas être activé si tous les destinataires sont externes.
💾 Enregistrer la demande pour plus tard
Cliquez sur "Enregistrer et terminer plus tard" si vous n’êtes pas prêt à envoyer la demande.
"Enregistré dans Givver" signifie que le brouillon a été enregistré dans votre compte
"Enregistré sur cet appareil" signifie que vous devez revenir avec le même navigateur et le même appareil
"Enregistrement impossible" signifie que l’enregistrement n’a pas abouti ; gardez la page ouverte et cliquez sur "Réessayer"
Un brouillon enregistré dans Givver apparaît dans "Toutes" et dans "Brouillons".
🚀 Envoyer la demande
Effectuez les dernières vérifications
Cliquez sur "Envoyer pour signature"
Givver affiche "Enveloppe envoyée". Les destinataires reçoivent un e-mail contenant leur lien de signature.
Si vous avez ajouté des codes d’accès, copiez-les depuis la page de confirmation et transmettez chaque code à la bonne personne. C’est la seule fois où ils sont affichés.
Cliquez sur "Voir l'enveloppe" pour l’ouvrir et suivre son avancement.
✅ Que se passe-t-il ensuite ?
Lorsque tout le monde a terminé :
Givver crée un PDF final contenant tous les champs remplis et toutes les signatures
Vous pouvez prévisualiser et télécharger le PDF signé depuis la demande
Si "Classer après signature" était activé, Givver ajoute le PDF signé à la section "Mes Documents" du collaborateur sélectionné
🧠 À garder en tête
Vérifiez toutes les pages avant de continuer
Vérifiez que chaque champ est attribué au bon destinataire
La signature séquentielle détermine qui intervient en premier
Les codes d’accès doivent être transmis séparément de l’e-mail
"Classer après signature" doit être activé avant l’envoi pour ajouter le PDF signé au profil d’un collaborateur