Dans Givver, la section "Shared with Me" vous permet d’accéder aux documents pour lesquels vous avez reçu un accès en lecture, même s’ils ne vous sont pas directement attribués.
Cela fonctionne de manière similaire à la fonctionnalité "Shared with Me" de Google Drive : vous pouvez consulter des documents partagés sans en être propriétaire.
Ce guide explique comment fonctionne cette section, qui peut y accéder et comment elle facilite le partage de documents.
📂 1. Qu’est-ce que la section "Shared with Me" ?
La section "Shared with Me" permet aux collaborateurs d’accéder à des documents dont ils ne sont pas propriétaires mais pour lesquels ils disposent d’un accès.
Lorsqu’un administrateur ajoute un collaborateur comme lecteur d’un document, celui-ci apparaît dans l’onglet "Shared with Me" dans la section "Documents".
Cela permet à certains rôles d’accéder aux informations nécessaires sans avoir besoin de droits administrateur.
🔍 Différence entre "My Documents" et "Shared with Me"
My Documents
Contient les documents qui vous appartiennent ou qui vous sont attribuésShared with Me
Contient les documents auxquels vous avez accès, mais qui ne vous appartiennent pas
👥 2. Qui peut voir les documents dans "Shared with Me" ?
Les collaborateurs ayant un accès en lecture verront apparaître les documents dans cette section.
Exemples d’utilisation :
Managers
Accès aux évaluations ou aux documents liés aux congésÉquipes Finance
Accès aux bulletins de paie, rapports ou validations de dépensesÉquipes Juridiques
Accès aux contrats ou documents de conformité
🔐 Sécurité et accès : avoir un accès en lecture ne permet pas de modifier un document.
Les collaborateurs peuvent uniquement le consulter ou le télécharger, selon les permissions.
📥 3. Comment les documents apparaissent dans "Shared with Me" ?
Un document apparaît dans cette section lorsque :
Il est attribué à un autre collaborateur
Un administrateur vous ajoute comme lecteur dans "Who can view this document?"
Vous accédez à l’onglet "Shared with Me" dans la section "Documents"
📌 Exemple
Un administrateur RH attribue un contrat de travail à un collaborateur
Le manager du collaborateur est ajouté comme lecteur
Le manager retrouve ce document dans "Shared with Me"
👁️ 4. Gestion de la visibilité
La section "Shared with Me" permet de partager des documents tout en gardant un contrôle strict des accès :
Les collaborateurs ne peuvent ni modifier ni supprimer les documents
La visibilité est entièrement gérée par les administrateurs
Les collaborateurs ne peuvent pas demander l’accès directement
Si un accès est retiré, le document disparaît de la section "Shared with Me"
❓ 5. Questions fréquentes
Q : Pourquoi je ne vois pas un document dans "Shared with Me" ?
A : Vérifiez qu’un administrateur vous a bien ajouté comme lecteur. Si nécessaire, contactez votre administrateur.
Q : Puis-je modifier un document partagé ?
A : Non, vous pouvez uniquement le consulter ou le télécharger si les permissions le permettent.
Q : Vais-je être informé lorsqu’un document est partagé avec moi ?
A : Oui, Givver envoie automatiquement une notification lorsqu’un document est ajouté dans "Shared with Me".
🧠 À garder en tête
"Shared with Me" vous donne accès aux documents partagés avec vous
Les accès sont contrôlés par les administrateurs
Vous pouvez uniquement consulter les documents
Les accès peuvent être modifiés à tout moment