La fonctionnalité de gestion des documents de Givver permet aux administrateurs d’organiser, d’attribuer et de gérer l’accès aux documents de l’entreprise et des collaborateurs.
Les administrateurs disposent d’une visibilité complète sur le stockage des documents, garantissant la sécurité et la conformité, tout en gardant le contrôle sur les paramètres de visibilité.
Ce guide explique comment téléverser, attribuer et gérer les documents dans Givver.
🧩 1. Types de documents et organisation
Dans Givver, les administrateurs gèrent deux types principaux de documents :
📁 Documents d’entreprise
Documents destinés à l’ensemble de l’organisation ou à certains départements, tels que les politiques internes, les procédures ou les documents de conformité.
👤 Documents personnels
Documents propres à chaque collaborateur, tels que les contrats de travail, les pièces d’identité, les évaluations de performance ou les certificats médicaux.
Tous les documents sont accessibles dans la section "Documents", où les administrateurs peuvent gérer l’accès, la visibilité et l’attribution.
Dans Givver, les documents sont organisés en deux sections principales :
Company Documents
Regroupe les documents partagés à l’échelle de l’entreprise ou d’une équipeTeam Members’ Documents
Liste tous les collaborateurs
Les documents personnels sont accessibles dans le profil de chaque collaborateur
🔍 2. Comprendre “Assigned To” et “Visible To”
Les administrateurs contrôlent entièrement l’attribution et la visibilité des documents :
Assigned To : indique à qui le document est associé
Par exemple : contrat de travail, document d’identité ou évaluationVisible To : définit qui peut consulter le document
Attribuer un document à un collaborateur ne signifie pas automatiquement qu’il peut le voir.
Les administrateurs doivent ajouter explicitement les utilisateurs autorisés dans la section "Who can view this document?".
🔐 Rappel sécurité : seuls les administrateurs autorisés peuvent modifier la visibilité et les permissions.
Les collaborateurs ne peuvent ni modifier ni supprimer les documents.
📤 3. Téléverser et attribuer des documents
Les administrateurs peuvent téléverser et attribuer des documents à un collaborateur ou à l’ensemble de l’entreprise.
📌 Téléverser un document
Accédez à la section "Documents" depuis le menu latéral
Cliquez sur "Upload Document"
✏️ Renseigner les informations du document
Document Type : choisissez entre Company Document, Personal Document ou My Document
Si vous sélectionnez My Document, seul le nom du document est requis
→ Il sera visible uniquement par les administrateursSi vous sélectionnez un document d’entreprise ou personnel, poursuivez les étapes suivantes
Document Name : donnez un nom clair au document
Assigned To : sélectionnez le collaborateur ou le groupe concerné
Company Document → visible dans l’onglet Company
Personal Document → visible dans le profil du collaborateur
Téléversez le fichier depuis votre appareil
Si l’option Private est activée, seuls les administrateurs auront accès
👁️ Définir la visibilité
Dans la section "Who can view this document?", sélectionnez les utilisateurs autorisés
Si le collaborateur assigné est aussi ajouté comme lecteur, il verra le document dans "My Documents"
Si un autre collaborateur est ajouté, il verra le document dans l’onglet "Shared with Me"
Cliquez sur "Upload Document" pour enregistrer
🔐 Sécurité et accès : seuls les collaborateurs concernés et les administrateurs peuvent accéder aux documents.
Vous pouvez vérifier les accès via la colonne "Visible To".
🗑 4. Supprimer des documents
Supprimer un document
Cliquez sur "Delete"
Confirmez la suppression dans la fenêtre qui s’affiche
Le document sera supprimé définitivement et ne pourra pas être restauré.
🔐 Important : les collaborateurs ne peuvent pas supprimer de documents.
Toute suppression doit être effectuée par un administrateur.
❓ 5. Questions fréquentes
Q : Quels formats de fichiers puis-je téléverser ?
A : Les formats courants sont pris en charge : PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPEG.
Q : Pourquoi un collaborateur ne voit-il pas un document qui lui est attribué ?
A : Vérifiez que le collaborateur est bien ajouté dans "Who can view this document?".
Q : Les collaborateurs peuvent-ils supprimer leurs documents ?
A : Non, seuls les administrateurs peuvent supprimer les documents.
Q : Où trouver les documents personnels d’un collaborateur ?
A : Dans l’onglet "Team Members’ Documents", accessible depuis la section Documents.
🧠 À garder en tête
Les administrateurs ont un contrôle complet sur les documents
L’attribution et la visibilité sont deux paramètres distincts
Les documents sont accessibles uniquement aux personnes autorisées
Une bonne gestion des documents garantit sécurité et conformité