🧰 Antes de empezar
Asegúrate de lo siguiente:
Tienes acceso a "Documentos" y "Firmas"
Tu documento es un PDF de hasta 50 MB o tu empresa dispone de una plantilla publicada
Los empleados internos tienen una dirección de correo electrónico registrada en Givver
Sabes quién debe firmar, aprobar o recibir una copia
🛠️ Crear una solicitud nueva
Abre "Documentos"
Abre "Firmas"
Haz clic en "Nueva solicitud"
La solicitud consta de cuatro pasos: "Documento", "Destinatarios", "Colocar campos" y "Revisar y enviar".
📄 Preparar el documento
En "Elige cómo preparar el documento", selecciona una de estas opciones:
"Subir un PDF completo" si el documento ya incluye los datos necesarios del empleado y de la empresa
"Usar una plantilla de la empresa" si quieres que Givver prepare el documento a partir de una plantilla publicada
Subir un PDF completo
Haz clic en "Subir un PDF completo"
Haz clic en la zona de carga o arrastra el PDF hasta ella
Revisa el "Nombre del documento" y modifícalo si es necesario
Añade un "Mensaje para los destinatarios (opcional)"
Define la "Caducidad (días)"
Elige si quieres usar la "Firma secuencial"
Revisa todas las páginas en la "Vista previa del documento"
Haz clic en "Continuar"
El periodo de validez predeterminado es de 14 días. Puedes introducir un número entero entre 1 y 365.
Tu mensaje se muestra en el correo de solicitud y en la página de firma.
Utiliza los botones de navegación o desplázate por la vista previa para revisar todo el documento. También puedes acercar o alejar la vista.
Usar una plantilla de la empresa
Haz clic en "Usar una plantilla de la empresa"
Selecciona una plantilla publicada
Selecciona la persona cuyos datos deben utilizarse
Haz clic en "Generar documento"
Revisa el documento generado
Haz clic en "Continuar"
La persona seleccionada determina qué datos de su perfil utiliza Givver para preparar el documento.
👥 Añadir destinatarios
Puedes añadir personas de dentro y fuera de tu empresa.
Haz clic en "Añadir empleado interno" para seleccionar una persona que ya esté registrada en Givver
Haz clic en "Añadir destinatario externo" para introducir el nombre y el correo electrónico de una persona ajena a tu cuenta de Givver
Selecciona un rol para cada destinatario
Añade a las demás personas que deban participar
Están disponibles los siguientes roles:
"Firmante": debe firmar el documento
"Cofirmante": firma después del firmante principal cuando la firma secuencial está activada
"Aprobador": aprueba el documento sin firmarlo como parte
"CC": recibe una copia y no firma
Si solo tú debes firmar, selecciona "Soy el único firmante".
Definir el orden de firma
Cuando la "Firma secuencial" está activada, los destinatarios actúan uno a uno en el orden que hayas definido.
Activa "Firma secuencial"
Arrastra los destinatarios hasta colocarlos en el orden que quieras
Revisa la "Cronología de firma"
Cuando la firma secuencial está desactivada, todos los destinatarios reciben la solicitud al mismo tiempo y pueden actuar en paralelo.
Cuando los destinatarios sean correctos, haz clic en "Continuar".
✍️ Colocar campos
Añade los campos que debe completar cada destinatario.
Selecciona una persona en "Destinatario activo"
Selecciona un campo en "Tipo de campo"
Haz clic en el lugar del documento donde quieras colocar el campo
Arrastra el campo para moverlo o cambia su tamaño si es necesario
Utiliza "Propiedades del campo" para cambiar el nombre del campo, el destinatario o si es obligatorio
Repite estos pasos para cada destinatario
Los campos pueden incluir firma, iniciales, texto, casilla de verificación, opción, lista desplegable, correo electrónico, teléfono, nombre, empresa, cargo y número.
Utiliza las miniaturas de página para cambiar de página. "Listo para revisar" indica si aún falta algo.
Cada firmante, cofirmante y aprobador necesita al menos un campo obligatorio. Cada persona que deba firmar también necesita un campo de firma.
Cuando aparezca "Listo para revisar", haz clic en "Continuar".
👀 Revisar la experiencia de firma
Antes de enviar la solicitud, puedes ver cómo aparecerá el documento para cada destinatario.
Haz clic en "Vista previa de la firma"
Selecciona un destinatario en "Vista previa como"
Revisa sus campos y páginas
Cuando termines, haz clic en "Volver a la edición"
La vista previa es de solo lectura, por lo que no se puede introducir ni guardar información.
📨 Revisar y enviar
Comprueba el documento, los destinatarios, el orden de firma, el mensaje y los campos.
En "Ajustes de envío", revisa:
"Asunto del correo"
"Idioma de envío"
"Recordatorios automáticos"
El calendario de recordatorios se muestra en la página.
Añadir un código de acceso
Puedes proteger la página de firma de un destinatario con un código de acceso de entre 4 y 12 dígitos.
El código nunca se incluye en el correo. Después de enviar la solicitud, Givver lo muestra una última vez para que puedas compartirlo con el destinatario por otro canal, como una llamada o un mensaje privado.
Archivar el PDF firmado en el expediente de una persona
Utiliza "Archivar al completar" si quieres guardar el PDF firmado final en el expediente de una persona.
Activa "Archivar al completar"
Haz clic en "Elegir el expediente de la persona"
Elige la persona que debe recibir el documento
Comprueba la persona seleccionada antes de enviar
No se puede activar el archivado si todos los destinatarios son externos.
💾 Guardar la solicitud para más tarde
Haz clic en "Guardar y terminar más tarde" si todavía no quieres enviarla.
"Guardado en Givver" significa que el borrador se ha guardado en tu cuenta
"Guardado en este dispositivo" significa que debes volver con el mismo navegador y dispositivo
"No se ha podido guardar" significa que el borrador no se ha guardado; mantén la página abierta y haz clic en "Reintentar"
Un borrador guardado en Givver aparece tanto en "Todos" como en "Borradores".
🚀 Enviar la solicitud
Realiza las comprobaciones finales
Haz clic en "Enviar para firma"
Givver confirma el envío con "Sobre enviado". Los destinatarios reciben un correo electrónico con su enlace de firma.
Si has añadido códigos de acceso, cópialos desde la pantalla de confirmación y comparte cada código con la persona correcta. Los códigos solo se muestran una vez.
Haz clic en "Ver sobre" para abrir la solicitud y seguir su progreso.
✅ ¿Qué ocurre después?
Cuando todos hayan terminado:
Givver crea un PDF final con todos los campos y firmas completados
Puedes ver y descargar el PDF firmado desde la solicitud
Si se activó "Archivar al completar", Givver añade el PDF firmado a "Mis documentos" de la persona seleccionada
🧠 Ten en cuenta
Revisa todas las páginas antes de continuar
Comprueba que cada campo esté asignado al destinatario correcto
La firma secuencial determina quién actúa primero
Los códigos de acceso deben compartirse por separado del correo electrónico
Debes activar "Archivar al completar" antes de enviar si quieres guardar el PDF firmado en el expediente de una persona