🧰 Bevor Sie beginnen
Stellen Sie Folgendes sicher:
Sie haben Zugriff auf "Dokumente" und "Unterschriften"
Ihr Dokument ist ein PDF mit maximal 50 MB oder Ihr Unternehmen verfügt über eine veröffentlichte Vorlage
Für interne Mitarbeiter ist in Givver eine E-Mail-Adresse hinterlegt
Sie wissen, wer unterschreiben, genehmigen oder eine Kopie erhalten soll
🛠️ Eine neue Anfrage erstellen
Öffnen Sie "Dokumente"
Öffnen Sie "Unterschriften"
Klicken Sie auf "Neue Anfrage"
Die Anfrage besteht aus vier Schritten: "Dokument", "Empfänger", "Felder platzieren" und "Prüfen und senden".
📄 Das Dokument vorbereiten
Wählen Sie unter "Wählen Sie, wie das Dokument vorbereitet wird" eine der folgenden Optionen aus:
"Fertiges PDF hochladen", wenn das Dokument bereits die benötigten Angaben zu Mitarbeiter und Unternehmen enthält
"Unternehmensvorlage verwenden", wenn Givver das Dokument anhand einer veröffentlichten Vorlage vorbereiten soll
Ein fertiges PDF hochladen
Klicken Sie auf "Fertiges PDF hochladen"
Klicken Sie auf den Upload-Bereich oder ziehen Sie Ihr PDF dorthin
Prüfen Sie den "Dokumentname" und ändern Sie ihn bei Bedarf
Fügen Sie eine "Nachricht an Empfänger (optional)" hinzu
Legen Sie den "Ablauf (Tage)" fest
Wählen Sie, ob Sie die "Sequentielle Unterschrift" verwenden möchten
Prüfen Sie jede Seite in der "Dokumentvorschau"
Klicken Sie auf "Weiter"
Die standardmäßige Gültigkeitsdauer beträgt 14 Tage. Sie können eine ganze Zahl zwischen 1 und 365 eingeben.
Ihre Nachricht wird in der Anfrage-E-Mail und auf der Signaturseite angezeigt.
Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen oder scrollen Sie durch die Vorschau, um das gesamte Dokument zu prüfen. Sie können außerdem vergrößern, verkleinern oder auf "An Breite anpassen" klicken.
Eine Unternehmensvorlage verwenden
Klicken Sie auf "Unternehmensvorlage verwenden"
Wählen Sie eine veröffentlichte Vorlage aus
Wählen Sie die Person aus, deren Angaben verwendet werden sollen
Klicken Sie auf "Dokument erzeugen"
Prüfen Sie das erzeugte Dokument
Klicken Sie auf "Weiter"
Die ausgewählte Person bestimmt, welche Profilangaben Givver zur Vorbereitung des Dokuments verwendet.
👥 Empfänger hinzufügen
Sie können Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens hinzufügen.
Klicken Sie auf "Internen Mitarbeiter hinzufügen", um eine bereits in Givver hinterlegte Person auszuwählen
Klicken Sie auf "Externen Empfänger hinzufügen", um Name und E-Mail-Adresse einer Person außerhalb Ihres Givver-Kontos einzugeben
Wählen Sie für jeden Empfänger eine Rolle aus
Fügen Sie alle weiteren Personen hinzu, die einbezogen werden sollen
Folgende Rollen stehen zur Verfügung:
"Unterzeichner": muss das Dokument unterschreiben
"Gegenunterzeichner": unterschreibt nach dem primären Unterzeichner, wenn die sequentielle Unterschrift aktiviert ist
"Genehmiger": genehmigt das Dokument, ohne es als Partei zu unterschreiben
"CC": erhält eine Kopie und unterschreibt nicht
Wenn nur Sie unterschreiben müssen, wählen Sie "Ich bin der einzige Unterzeichner".
Die Unterschriftsreihenfolge festlegen
Wenn "Sequentielle Unterschrift" aktiviert ist, handeln die Empfänger nacheinander in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge.
Aktivieren Sie "Sequentielle Unterschrift"
Ziehen Sie die Empfänger in die gewünschte Reihenfolge
Prüfen Sie den "Unterschriftszeitplan"
Wenn die sequentielle Unterschrift deaktiviert ist, erhalten alle Empfänger die Anfrage gleichzeitig und können parallel handeln.
Wenn die Empfänger korrekt sind, klicken Sie auf "Weiter".
✍️ Felder platzieren
Fügen Sie die Felder hinzu, die jeder Empfänger ausfüllen muss.
Wählen Sie unter "Aktiver Empfänger" eine Person aus
Wählen Sie unter "Feldtyp" ein Feld aus
Klicken Sie an die Stelle im Dokument, an der Sie das Feld platzieren möchten
Ziehen Sie das Feld, um es zu verschieben oder bei Bedarf seine Größe zu ändern
Verwenden Sie "Feldeigenschaften", um den Feldnamen, den Empfänger oder die Pflichtfeldeinstellung zu ändern
Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Empfänger
Zu den Feldern gehören Unterschrift, Initialen, Text, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdowns, E-Mail, Telefon, Name, Unternehmen, Titel und Zahl.
Verwenden Sie die Seitenminiaturen, um zwischen den Seiten zu wechseln. Der "Vorbereitungsstatus" zeigt an, ob noch etwas fehlt.
Jeder Unterzeichner, Gegenunterzeichner und Genehmiger benötigt mindestens ein Pflichtfeld. Jede Person, die unterschreiben muss, benötigt außerdem ein Unterschriftsfeld.
Sobald "Bereit" angezeigt wird, klicken Sie auf "Weiter".
👀 Das Signaturerlebnis prüfen
Vor dem Senden können Sie sehen, wie das Dokument für die einzelnen Empfänger aussieht.
Klicken Sie auf "Signaturerlebnis in der Vorschau"
Wählen Sie unter "Vorschau als" einen Empfänger aus
Prüfen Sie dessen Felder und Seiten
Klicken Sie anschließend auf "Zurück zur Bearbeitung"
Die Vorschau ist schreibgeschützt. Es können keine Angaben eingegeben oder gespeichert werden.
📨 Prüfen und senden
Prüfen Sie das Dokument, die Empfänger, die Unterschriftsreihenfolge, die Nachricht und die Felder.
Prüfen Sie unter "Versandeinstellungen":
"E-Mail-Betreff"
"Versandsprache"
"Automatische Erinnerungen"
Der Zeitplan für Erinnerungen wird auf der Seite angezeigt.
Einen Zugangscode hinzufügen
Sie können die Signaturseite eines Empfängers mit einem 4- bis 12-stelligen Zugangscode schützen.
Der Code wird niemals in der E-Mail angegeben. Nach dem Senden zeigt Givver ihn ein letztes Mal an, damit Sie ihn über einen separaten Kanal wie einen Anruf oder eine private Nachricht weitergeben können.
Das unterschriebene PDF in einer Personalakte ablegen
Verwenden Sie "Nach Abschluss ablegen", wenn das endgültige unterschriebene PDF in der Akte einer Person gespeichert werden soll.
Aktivieren Sie "Nach Abschluss ablegen"
Klicken Sie auf "Mitarbeitendenakte wählen"
Wählen Sie die Person aus, bei der das Dokument abgelegt werden soll
Prüfen Sie die ausgewählte Person vor dem Senden
Die Ablage kann nicht aktiviert werden, wenn alle Empfänger extern sind.
💾 Die Anfrage für später speichern
Klicken Sie auf "Speichern und später fortsetzen", wenn Sie noch nicht zum Senden bereit sind.
"In Givver gespeichert" bedeutet, dass der Entwurf in Ihrem Konto gespeichert wurde
"Auf diesem Gerät gespeichert" bedeutet, dass Sie mit demselben Browser und Gerät zurückkehren müssen
"Speichern nicht möglich" bedeutet, dass der Entwurf nicht gespeichert wurde; lassen Sie die Seite geöffnet und klicken Sie auf "Erneut versuchen"
Ein in Givver gespeicherter Entwurf wird sowohl unter "Alle" als auch unter "Entwürfe" angezeigt.
🚀 Die Anfrage senden
Führen Sie die letzten Prüfungen durch
Klicken Sie auf "Zur Unterschrift senden"
Givver bestätigt mit "Umschlag gesendet". Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit ihrem Signaturlink.
Wenn Sie Zugangscodes hinzugefügt haben, kopieren Sie sie von der Bestätigungsseite und geben Sie jeden Code an die richtige Person weiter. Die Codes werden nur dieses eine Mal angezeigt.
Klicken Sie auf "Umschlag anzeigen", um die Anfrage zu öffnen und ihren Fortschritt zu verfolgen.
✅ Was passiert als Nächstes?
Sobald alle fertig sind:
erstellt Givver ein endgültiges PDF mit allen ausgefüllten Feldern und Unterschriften
können Sie das unterschriebene PDF in der Anfrage ansehen und herunterladen
fügt Givver das unterschriebene PDF unter "Meine Dokumente" der ausgewählten Person hinzu, wenn "Nach Abschluss ablegen" aktiviert war
🧠 Gut zu wissen
Prüfen Sie alle Seiten, bevor Sie fortfahren
Stellen Sie sicher, dass jedes Feld dem richtigen Empfänger zugewiesen ist
Die sequentielle Unterschrift legt fest, wer zuerst handelt
Zugangscodes müssen getrennt von der E-Mail weitergegeben werden
"Nach Abschluss ablegen" muss vor dem Senden aktiviert sein, wenn das unterschriebene PDF in einer Personalakte gespeichert werden soll