Pode carregar um PDF preenchido ou começar com um modelo da empresa. Em seguida, o Givver orienta-o para adicionar destinatários, colocar campos e enviar o documento para assinatura.
🧰 Antes de começar
Certifique-se de que:
Tem acesso a "Documentos" e "Assinaturas"
O seu documento é um PDF até 50 MB ou a sua empresa tem um modelo publicado
Os colaboradores internos têm um endereço de e-mail registado no Givver
Sabe quem deve assinar, aprovar ou receber uma cópia
🛠️ Criar um novo pedido
Abra "Documentos"
Abra "Assinaturas"
Clique em "Novo pedido"
O pedido tem quatro passos: "Documento", "Destinatários", "Colocar campos" e "Rever e enviar".
📄 Preparar o documento
Em "Escolha como preparar o documento", selecione uma destas opções:
"Carregar um PDF preenchido" se o documento já incluir os dados necessários do colaborador e da empresa
"Usar um modelo da empresa" se quiser que o Givver prepare o documento a partir de um modelo publicado
Carregar um PDF preenchido
Clique em "Carregar um PDF preenchido"
Clique na área de carregamento ou arraste e largue o PDF
Reveja o "Nome do documento" e altere-o se necessário
Adicione uma "Mensagem para os destinatários (opcional)"
Defina a "Validade (dias)"
Escolha se pretende utilizar a "Assinatura sequencial"
Reveja todas as páginas na "Pré-visualização do documento"
Clique em "Continuar"
Por predefinição, o pedido é válido durante 14 dias. Pode escolher um valor entre 1 e 365 dias.
A sua mensagem é apresentada no e-mail do pedido e na página de assinatura.
Utilize os botões de navegação ou percorra a pré-visualização para rever todo o documento. Também pode aumentar ou reduzir o zoom.
Usar um modelo da empresa
Clique em "Usar um modelo da empresa"
Selecione um modelo publicado
Selecione a pessoa cujos dados devem ser utilizados
Clique em "Gerar documento"
Reveja o documento gerado
Clique em "Continuar"
O Givver preenche o documento com os dados do perfil da pessoa selecionada.
👥 Adicionar destinatários
Pode adicionar pessoas de dentro e de fora da sua empresa.
Clique em "Adicionar colaborador interno" para selecionar uma pessoa que já esteja registada no Givver
Clique em "Adicionar destinatário externo" para introduzir o nome e o endereço de e-mail de uma pessoa que não esteja registada no Givver
Selecione uma função para cada destinatário
Adicione todas as outras pessoas que devam participar
Estão disponíveis as seguintes funções:
"Signatário": deve assinar o documento
"Contra-signatário": assina depois do signatário principal quando a assinatura sequencial está ativada
"Aprovador": aprova o documento, mas não o assina
"CC": recebe uma cópia e não assina
Se for a única pessoa a assinar, selecione "Sou o único signatário".
Definir a ordem de assinatura
Quando a "Assinatura sequencial" está ativada, os destinatários atuam um de cada vez pela ordem definida.
Ative "Assinatura sequencial"
Arraste os destinatários para os colocar pela ordem pretendida
Reveja a "Cronologia de assinatura"
Quando a assinatura sequencial está desativada, todos os destinatários recebem o pedido ao mesmo tempo e podem atuar em paralelo.
Quando a lista de destinatários estiver correta, clique em "Continuar".
✍️ Colocar campos
Adicione os campos que cada destinatário deve preencher.
Selecione uma pessoa em "Destinatário ativo"
Selecione um campo em "Tipo de campo"
Clique no local do documento onde pretende colocar o campo
Arraste o campo para o mover ou altere o seu tamanho se necessário
Utilize "Propriedades do campo" para alterar o nome do campo ou o destinatário e definir se o campo é obrigatório
Repita estes passos para cada destinatário
Pode adicionar campos de assinatura, rubrica, texto, caixa de verificação, opção, lista pendente, e-mail, telefone, nome, empresa, cargo e número.
Utilize as miniaturas das páginas para mudar de página. O resumo de preparação mostra os itens em falta. Quando tudo estiver completo, aparece "Pronto para rever".
Cada signatário, contra-signatário e aprovador precisa de, pelo menos, um campo obrigatório. Quem tiver de assinar precisa também de um campo de assinatura.
Quando aparecer "Pronto para rever", clique em "Continuar".
👀 Rever a experiência de assinatura
Antes de enviar o pedido, pode ver como o documento será apresentado a cada destinatário.
Clique em "Pré-visualização da experiência de assinatura"
Selecione um destinatário em "Pré-visualizar como"
Reveja os respetivos campos e páginas
Quando terminar, clique em "Voltar à edição"
A pré-visualização é apenas de leitura, pelo que não é possível introduzir nem guardar informações.
📨 Rever e enviar
Verifique o documento, os destinatários, a ordem de assinatura, a mensagem e os campos.
Em "Definições de envio", reveja:
"Assunto do e-mail"
"Idioma de envio"
"Lembretes automáticos"
A página mostra quando serão enviados os lembretes.
Adicionar um código de acesso
Pode proteger a página de assinatura de um destinatário com um código de acesso de 4 a 12 dígitos.
O código nunca é incluído no e-mail. Depois de enviar o pedido, o Givver mostra-o uma única vez para que o possa partilhar com o destinatário através de outro canal, como uma chamada ou uma mensagem privada.
Arquivar o PDF assinado no registo de uma pessoa
Utilize "Arquivar após conclusão" se pretender guardar o PDF final assinado no registo de uma pessoa.
Ative "Arquivar após conclusão"
Clique em "Escolher o registo da pessoa"
Escolha a pessoa que deve receber o documento
Confirme a pessoa selecionada antes de enviar
Não é possível ativar o arquivamento se todos os destinatários forem externos.
💾 Guardar o pedido para mais tarde
Se ainda não quiser enviar o pedido, clique em "Guardar e terminar mais tarde".
"Guardado no Givver": o rascunho foi guardado na sua conta
"Guardado neste dispositivo": o rascunho só está disponível neste navegador e dispositivo
"Não foi possível guardar": o rascunho não foi guardado; mantenha a página aberta e clique em "Tentar novamente"
Um rascunho guardado no Givver aparece tanto em "Todos" como em "Rascunhos".
🚀 Enviar o pedido
Faça as verificações finais
Clique em "Enviar para assinatura"
O Givver confirma o envio com "Envelope enviado". No Givver, um pedido enviado chama-se envelope.
Num pedido em paralelo, todos os destinatários que têm de atuar recebem imediatamente um e-mail com a respetiva ligação de assinatura. Num pedido sequencial, o primeiro destinatário recebe o e-mail e cada destinatário seguinte recebe o seu quando chegar a respetiva vez.
Se tiver adicionado códigos de acesso, copie-os a partir do ecrã de confirmação e partilhe cada código com a pessoa correta. Os códigos só são apresentados uma vez.
Clique em "Ver envelope" para abrir o pedido e acompanhar o seu progresso.
✅ O que acontece a seguir?
Quando todos tiverem terminado:
O Givver cria um PDF final com todos os campos preenchidos e todas as assinaturas
Pode ver e transferir o PDF assinado a partir do pedido
Se a opção "Arquivar após conclusão" tiver sido ativada, o Givver adiciona o PDF assinado a "Os meus documentos" da pessoa selecionada
🧠 Tenha em atenção
Reveja todas as páginas antes de continuar
Confirme que cada campo está atribuído ao destinatário correto
A assinatura sequencial determina quem atua primeiro
Os códigos de acesso devem ser partilhados separadamente do e-mail
Se pretender guardar o PDF assinado no registo de uma pessoa, ative "Arquivar após conclusão" antes de enviar o pedido