Upload een document, voeg de personen toe die moeten ondertekenen en volg elke stap in Givver.
Je kunt een voltooide pdf uploaden of beginnen met een bedrijfssjabloon. Givver begeleidt je vervolgens bij het toevoegen van ontvangers, het plaatsen van velden en het verzenden van het document voor ondertekening.
🧰 Voordat je begint
Zorg dat:
Je account toegang heeft tot «Documenten» en «Handtekeningen»
Het document een pdf van maximaal 50 MB is, of je bedrijf een gepubliceerd sjabloon heeft
Interne medewerkers een e-mailadres in Givver hebben
Je weet wie moet ondertekenen, goedkeuren of een kopie moet ontvangen
🛠️ Start een nieuw verzoek
Ga naar «Documenten»
Open «Handtekeningen»
Selecteer «Nieuw verzoek»
Het verzoek heeft vier stappen: «Document», «Ontvangers», «Velden plaatsen» en «Controleren en verzenden».
📄 Bereid het document voor
Selecteer bij «Kies hoe je het document wilt voorbereiden» een van deze opties:
«Een voltooide pdf uploaden» als het document al de benodigde medewerkers- en bedrijfsgegevens bevat
«Een bedrijfssjabloon gebruiken» als je wilt dat Givver het document met een gepubliceerd sjabloon voorbereidt
Upload een voltooide pdf
Selecteer «Een voltooide pdf uploaden»
Selecteer het uploadgebied of sleep je pdf ernaartoe
Controleer de «Documentnaam» en pas deze zo nodig aan
Voeg een «Bericht aan ontvangers (optioneel)» toe
Stel de «Vervaldatum (dagen)» in
Kies of je «Opeenvolgend ondertekenen» wilt gebruiken
Controleer elke pagina in «Documentvoorbeeld»
Selecteer «Doorgaan»
De standaardvervaltermijn is 14 dagen. Je kunt elk geheel getal van 1 tot en met 365 invoeren.
Je bericht verschijnt in de e-mail met het verzoek en op de ondertekenpagina.
Gebruik de paginabediening of blader door het voorbeeld om het volledige document te controleren. Je kunt ook in- of uitzoomen of «Passend op breedte» selecteren.
Gebruik een bedrijfssjabloon
Selecteer «Een bedrijfssjabloon gebruiken»
Selecteer een gepubliceerd sjabloon
Selecteer de medewerker van wie de gegevens moeten worden gebruikt
Selecteer «Document genereren»
Controleer het gegenereerde document
Selecteer «Doorgaan»
De medewerker die je selecteert, bepaalt welke profielgegevens Givver gebruikt om het document voor te bereiden.
👥 Voeg ontvangers toe
Je kunt personen binnen en buiten je bedrijf toevoegen.
Selecteer «Interne medewerker toevoegen» om iemand te kiezen die al in Givver staat
Selecteer «Externe ontvanger toevoegen» om de naam en het e-mailadres in te voeren van iemand buiten je Givver-account
Kies voor elke ontvanger een rol
Voeg alle andere personen toe die moeten worden opgenomen
De beschikbare rollen zijn:
«Ondertekenaar»: moet het document ondertekenen
«Medeondertekenaar»: ondertekent na de hoofdondertekenaar als opeenvolgend ondertekenen wordt gebruikt
«Goedkeurder»: keurt het document goed zonder als partij te ondertekenen
«CC»: ontvangt een kopie en ondertekent niet
Als jij de enige persoon bent die moet ondertekenen, selecteer je «Ik ben de enige ondertekenaar».
Stel de ondertekenvolgorde in
Met «Opeenvolgend ondertekenen» handelen ontvangers één voor één in de gekozen volgorde.
Schakel «Opeenvolgend ondertekenen» in
Sleep de ontvangers naar de juiste volgorde
Controleer de «Ondertekentijdlijn»
Als opeenvolgend ondertekenen is uitgeschakeld, ontvangt iedereen het verzoek tegelijk en kunnen ze parallel handelen.
Selecteer «Doorgaan» wanneer de ontvangers correct zijn.
✍️ Plaats de velden
Voeg de velden toe die elke ontvanger moet invullen.
Kies een persoon onder «Actieve ontvanger»
Selecteer een veld onder «Veldtypen»
Selecteer de plaats in het document waar je het veld wilt zetten
Sleep het veld om het te verplaatsen of pas zo nodig de grootte aan
Gebruik «Veldeigenschappen» om de veldnaam, ontvanger of verplichte instelling te wijzigen
Herhaal deze stappen voor iedere ontvanger
Velden kunnen handtekeningen, initialen, tekst, selectievakjes, keuzerondjes, vervolgkeuzelijsten, e-mail, telefoon, naam, bedrijf, functietitel en nummers bevatten.
Gebruik de paginaminiaturen om tussen pagina's te navigeren. «Gereedheid voorbereiding» laat zien of er iets ontbreekt.
Elke ondertekenaar, medeondertekenaar en goedkeurder heeft minstens één verplicht veld nodig. Iedereen die moet ondertekenen heeft ook een handtekeningveld nodig.
Selecteer «Doorgaan» wanneer de status «Gereed» toont.
👀 Controleer de ondertekenervaring
Vóór verzending kun je bekijken hoe het document er voor iedere ontvanger uitziet.
Selecteer «Voorbeeld van ondertekenervaring»
Gebruik «Voorbeeld als» om een ontvanger te selecteren
Controleer de velden en pagina's van die ontvanger
Selecteer «Terug naar bewerken» wanneer je klaar bent
Het voorbeeld is alleen-lezen, dus er kan niets worden ingevoerd of opgeslagen.
📨 Controleer en verzend
Controleer het document, de ontvangers, de ondertekenvolgorde, het bericht en de velden.
Controleer onder «Bezorginstellingen»:
«E-mailonderwerp»
«Bezorgtaal»
«Automatische herinneringen»
Het herinneringsschema wordt op de pagina weergegeven.
Voeg een toegangscode toe
Je kunt de ondertekenpagina van een ontvanger beveiligen met een toegangscode van 4 tot 12 cijfers.
De code staat nooit in de e-mail. Na verzending toont Givver de code nog één keer, zodat je deze via een apart kanaal met de ontvanger kunt delen, bijvoorbeeld telefonisch of in een privébericht.
Sla de ondertekende pdf op in een medewerkersprofiel
Gebruik «Opslaan na voltooiing» als je de definitieve ondertekende pdf aan een medewerkersprofiel wilt toevoegen.
Schakel «Opslaan na voltooiing» in
Selecteer «Kies het medewerkersprofiel»
Selecteer de medewerker bij wie het document moet worden opgeslagen
Controleer de geselecteerde medewerker vóór verzending
Opslag kan niet worden ingeschakeld als alle ontvangers extern zijn.
💾 Bewaar het verzoek voor later
Selecteer «Opslaan en later afmaken» als je nog niet klaar bent om te verzenden.
«Opgeslagen in Givver» betekent dat het concept in je account is opgeslagen
«Opgeslagen op dit apparaat» betekent dat je met dezelfde browser en hetzelfde apparaat moet terugkeren
«Kan niet opslaan» betekent dat het opslaan niet is voltooid; houd de pagina open en selecteer «Opnieuw proberen»
Een concept dat in Givver is opgeslagen, verschijnt zowel onder «Alle» als onder «Concepten».
🚀 Verzend het verzoek
Voer de laatste controles uit
Selecteer «Ter ondertekening verzenden»
Givver bevestigt «Envelop verzonden». Ontvangers ontvangen een e-mail met hun ondertekenlink.
Als je toegangscodes hebt toegevoegd, kopieer je die vanaf de bevestigingspagina en deel je elke code met de juiste persoon. Dit is de enige keer dat de codes worden getoond.
Selecteer «Envelop bekijken» om het verzoek te openen en de voortgang te volgen.
✅ Wat gebeurt er daarna?
Zodra iedereen klaar is:
Maakt Givver een definitieve pdf met alle ingevulde velden en handtekeningen
Kun je de ondertekende pdf vanuit het verzoek bekijken en downloaden
Voegt Givver de ondertekende pdf toe aan «Mijn documenten» van de geselecteerde medewerker als «Opslaan na voltooiing» was ingeschakeld
🧠 Houd rekening met het volgende
Controleer elke pagina voordat je doorgaat
Controleer of elk veld aan de juiste ontvanger is toegewezen
Opeenvolgend ondertekenen bepaalt wie als eerste handelt
Toegangscodes moeten apart van de e-mail worden gedeeld
«Opslaan na voltooiing» moet vóór verzending zijn ingeschakeld als de ondertekende pdf aan een medewerkersprofiel moet worden toegevoegd