Mit einem delegierten Zugriff kann ein anderer Mitarbeiter die Dienstplanung für einen bestimmten Standort während eines festgelegten Zeitraums übernehmen.
Der Zugriff gilt nur für den ausgewählten Standort und endet automatisch am festgelegten Datum.
Dieser Leitfaden richtet sich an Administratoren, die Hauptverantwortlichen eines Standorts und Benutzer mit der Berechtigung, Standortzugriffe zu verwalten.
👤 Was eine Vertretung tun kann
Während des festgelegten Zeitraums kann der Mitarbeiter die Dienstplanung des ausgewählten Standorts und die dazugehörigen Aufgaben unter Zeit & Anwesenheit verwalten. Dazu gehören:
Schichten
offene Schichten
Stundenzettel
Freigaben
Zum Schutz vertraulicher Informationen und zur klaren Kontrolle der Zugriffsrechte gelten folgende Einschränkungen:
Die Vertretung kann keine Stunden- oder Vergütungssätze von Mitarbeitern einsehen
Sie kann keine weiteren Vertretungen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen
Ihr Zugriff gilt nur für den ausgewählten Standort
Der Hauptverantwortliche des Standorts bleibt unverändert
🔐 Wer delegierte Zugriffe verwalten kann
Delegierte Zugriffe können von folgenden Personen verwaltet werden:
Unternehmensadministratoren
dem Hauptverantwortlichen des Standorts
Benutzern mit der entsprechenden Berechtigung zur Standortverwaltung
Wenn die Option „Zugriff delegieren“ nicht angezeigt wird, verfügst du möglicherweise nicht über die erforderliche Berechtigung.
➕ Eine Vertretung hinzufügen
Öffne Zeit & Anwesenheit
Öffne den Tab Team Rotas
Suche den Standort, für den der Mitarbeiter die Vertretung übernehmen soll
Wähle in der Kopfzeile des Standorts das Personensymbol für „Zugriff delegieren“
Wähle unter Vertretung hinzufügen die Option „Mitarbeiter auswählen“
Suche den Mitarbeiter und wähle ihn aus
Lege das Startdatum und das Enddatum fest
Wähle „Vertretung hinzufügen“
Wenn das Symbol nicht direkt in der Kopfzeile angezeigt wird, öffne das Menü „Weitere Aktionen“ und wähle „Zugriff delegieren“.
Der Zugriff beginnt am ausgewählten Startdatum und endet automatisch am festgelegten Enddatum.
🔍 Welche Mitarbeiter ausgewählt werden können
In der Auswahlliste werden aktive Mitarbeiter angezeigt, die derselben rechtlichen Einheit wie der ausgewählte Standort angehören.
Das bedeutet:
Der Mitarbeiter muss nicht regulär an diesem Standort arbeiten
Mitarbeiter anderer Standorte innerhalb derselben rechtlichen Einheit können ausgewählt werden
Mitarbeiter aus einer anderen rechtlichen Einheit werden nicht angezeigt
Der Hauptverantwortliche des Standorts wird nicht angezeigt
Mitarbeiter, die für diesen Standort bereits als aktive Vertretung eingetragen sind, werden nicht erneut angezeigt
Wenn du einen Mitarbeiter nicht finden kannst, prüfe, ob sein Beschäftigungsverhältnis aktiv ist und ob er derselben rechtlichen Einheit wie der Standort angehört.
📅 Den Zeitraum einer Vertretung ändern
Öffne „Zugriff delegieren“ für den betreffenden Standort
Suche den Mitarbeiter unter Aktive Vertretungen
Wähle „Bearbeiten“
Ändere das Start- oder Enddatum
Wähle „Änderungen speichern“
Das Enddatum muss am selben Tag wie das Startdatum oder danach liegen.
Ein Vertretungszeitraum kann für höchstens 180 Tage festgelegt werden.
🗑️ Delegierten Zugriff entfernen
Öffne „Zugriff delegieren“ für den betreffenden Standort
Suche den Mitarbeiter unter Aktive Vertretungen
Wähle „Zugriff entziehen“
Bestätige, dass du den Zugriff entfernen möchtest
Der delegierte Zugriff des Mitarbeiters auf diesen Standort endet sofort.
Das Entfernen des Zugriffs löscht den Mitarbeiter nicht aus Givver. Auch seine Beschäftigungsdaten und seine regulären Standortzuweisungen bleiben unverändert.
🧠 Das solltest du beachten
Ein delegierter Zugriff ersetzt nicht den Hauptverantwortlichen des Standorts
Der Zugriff beginnt und endet automatisch zu den ausgewählten Daten
Vertretungen können keine Stunden- oder Vergütungssätze von Mitarbeitern einsehen
Vertretungen können keinen anderen Mitarbeitern Zugriff gewähren
Der delegierte Zugriff gilt nur für den ausgewählten Standort
Informiere den Mitarbeiter, sobald der Zugriff eingerichtet wurde, und teile ihm mit, in welchem Zeitraum er die Vertretung übernehmen soll
💚 Brauchst du Hilfe? Wende dich an deinen Administrator oder kontaktiere unser Support-Team.