La délégation d’accès permet à un autre collaborateur de prendre le relais sur la gestion du planning d’un site pendant une période définie.
L’accès concerne uniquement le site sélectionné et prend fin automatiquement à la date choisie.
Ce guide s’adresse aux administrateurs, aux responsables principaux de site et aux utilisateurs autorisés à gérer les accès d’un site.
👤 Ce qu’un délégataire peut faire
Pendant la période de délégation, le collaborateur peut participer à la gestion du planning du site et des tâches associées dans Temps et présence, notamment :
les horaires de travail
les créneaux non attribués
les feuilles de temps
les validations
Pour protéger les informations sensibles et conserver un contrôle clair des accès :
Le délégataire ne peut pas consulter les taux horaires des collaborateurs
Il ne peut pas ajouter, modifier ou supprimer d’autres délégataires
Son accès est limité au site sélectionné
Le responsable principal du site reste inchangé
🔐 Qui peut gérer les délégations d’accès
La délégation d’accès peut être gérée par :
les administrateurs de l’entreprise
le responsable principal du site
les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour gérer le site
Si l’option « Déléguer l’accès » n’apparaît pas, vous ne disposez peut-être pas des autorisations requises.
➕ Ajouter un délégataire
Accédez à Temps et présence
Ouvrez l’onglet Team Rotas
Recherchez le site pour lequel le collaborateur doit assurer le remplacement
Sélectionnez l’icône « Déléguer l’accès », représentée par deux personnes, dans l’en-tête du site
Dans la section Ajouter un délégataire, sélectionnez « Choisir un collaborateur »
Recherchez le collaborateur, puis sélectionnez-le
Choisissez les dates de début et de fin
Sélectionnez « Ajouter le délégataire »
Si l’icône n’apparaît pas directement dans l’en-tête du site, ouvrez le menu « Autres actions », puis sélectionnez « Déléguer l’accès ».
L’accès du collaborateur commencera à la date de début choisie et prendra automatiquement fin à la date de fin.
🔍 Quels collaborateurs peuvent être sélectionnés
La liste affiche les collaborateurs actifs qui appartiennent à la même entité juridique que le site sélectionné.
Cela signifie que :
Le collaborateur n’a pas besoin de travailler habituellement sur ce site
Les collaborateurs rattachés à d’autres sites de la même entité juridique peuvent être proposés
Les collaborateurs appartenant à une autre entité juridique n’apparaîtront pas
Le responsable principal du site n’apparaîtra pas dans la liste
Un collaborateur déjà délégataire actif pour ce site ne pourra pas être sélectionné une seconde fois
Si vous ne trouvez pas un collaborateur, vérifiez que son emploi est bien actif et qu’il appartient à la même entité juridique que le site.
📅 Modifier les dates d’une délégation
Ouvrez « Déléguer l’accès » pour le site concerné
Recherchez le collaborateur dans la section Délégataires actifs
Sélectionnez « Modifier »
Modifiez la date de début ou la date de fin
Sélectionnez « Enregistrer les modifications »
La date de fin doit être identique ou postérieure à la date de début.
Une délégation peut durer jusqu’à 180 jours.
🗑️ Supprimer une délégation d’accès
Ouvrez « Déléguer l’accès » pour le site concerné
Recherchez le collaborateur dans la section Délégataires actifs
Sélectionnez « Révoquer »
Confirmez la suppression de l’accès
L’accès délégué du collaborateur prendra fin immédiatement.
La suppression de cet accès ne retire pas le collaborateur de Givver, ne modifie pas ses informations d’emploi et n’affecte pas ses affectations habituelles aux différents sites.
🧠 Points à retenir
La délégation d’accès ne remplace pas le responsable principal du site
L’accès commence et prend fin automatiquement aux dates sélectionnées
Les délégataires ne peuvent pas consulter les taux horaires des collaborateurs
Les délégataires ne peuvent pas accorder d’accès à d’autres collaborateurs
La délégation concerne uniquement le site sélectionné
Pensez à prévenir le collaborateur lorsque l’accès lui est accordé et à lui préciser la période pendant laquelle il doit assurer le remplacement
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